انبارداری اصولی دارد که عدم رعایت آن می تواند خسارات جبران ناپذیری به شرکت بزند. جهت بهره ­وری در زمان و هزینه باید سیستم انبارداری منظمی را ایجاد کرد. یکی از وظایف اساسی انبار این است که کلیه عملیات سیستم انبار به طور کاملا با صرفه و موثر صورت می گیرد.

انبار چیست؟

یکی از فضا های ضروری مورد نیاز در هر سازمان و اداره ای وجود انبار در آن سازمان می باشد. وجود انبار در هر سازمان سبب می شود تا کالا های اساسی و مورد نیاز آن شرکت یا سازمان را بتوان در آن انبار نگهداری کرد. انبار در واقع ساختمان یا محوطه ای است که انواع مختلف کالا های صنعتی، بازرگانی و غیره را در آن نگهداری می کنند.

هدف اصلی از احداث انبار و انبارداری در سازمان ها دریافت، جابجایی، نگهداری و تحویل کالا می باشد. جهت بهره­وری در زمان و هزینه باید سیستم انبارداری منظمی را ایجاد کرد. یکی از وظایف اساسی انبار این است که کلیه عملیات سیستم انبار به طور کاملا با صرفه و موثر صورت می گیرد. انبار کردن کالا ها در انبار نیز با توجه به نیاز شرکت به اقلام و فراهم بودن شرایط لازم برای نگهداری آن اقلام در انبار صورت می گیرد.

از دلایل ارزش و اهمیت انبار در موسسات مختلف می توان به موارد زیر اشاره کرد:

1.انبار می تواند مانند ضربه گیر عمل کند و در زمان کمبود محصول یا مواد می تواند این کمبود ها را جبران کند.

2.گاها می توان تا 60 درصد سرمایه در گردش شرکت را به صورت کالا در انبار نگهداری کرد.

3.چنانچه به هر دلیلی مواد لازم برای تولید به شرکت نرسد می توان به انبار رجوع کرد و نیازمند های شرکت را برطرف کرد.

4.افزایش قدرت مانور شرکت در ارسال به موقع کالا به مشتری

5.وجود انبار می تواند در برنامه ریزی تولید و فروش که برای شرکت صورت می گیرد انعطاف پذیری ایجاد کند خصوصا در مواقعی که برنامه تولید با توجه به شرایط بازار تغییر می کند.

6.فراهم کردن شرایط و تجهیزات مورد نیاز برای جابجایی کالا جهت افزایش سرعت بارگیری و تخلیه کالا

7.تعیین میزان عملکرد کارکنان انبار از لحاظ شاخص های انبارداری و مالی

8.کنترل دقیق موجودی های انبار و رفع به موقع کسری های انبار

9.رعایت استاندارد های انبارداری و کاهش قیمت نهایی کالا

10.استفاده از افراد ماهر در انبار جهت سرعت بخشیدن به کارهای انبار

مهمترین اصطلاحات انبارداری چیست؟

به کلیه عملیات بارگیری، تخلیه و نگهداری کالاهای مورد نیاز شرکت، انبارداری گفته می شود که تا زمان لازم کالای مورد نظر در انبار باقی می ماند.

از فرایند های اصلی انبارداری می توان به پذیرش کالا، جابجایی، انتخاب کالا برای خروج، بسته بندی و تحویل آن اشاره کرد. انبارداری نیز مانند هر شغل دیگری دارای یکسری اصطلاحات تخصصی هست که مهمترین این اصطلاحات شامل حد تجدید سفارش، با صرفه ترین مقدار سفارش، دفعات گردش موجودی مواد، دوره گردش موجودی مواد، حداکثر موجودی است که در ادامه در خصوص برخی از این اصطلاحات توضیح می دهیم.

حد تجدید سفارش

برای موجودی هر کالا در انبار یک حداقل و حداکثر خاصی در نظر گرفته می شود چنانچه کالای مورد نظر از آن میزان کمتر شود لازم است دوباره خرید کالا صورت گیرد.

با صرفه ترین مقدار سفارش

شرکت ها برای کاهش هزینه های سالانه خود سعی می کنند مواد و کالا های لازم خود را در حجم های بال تهیه کنند تا از این طریق بتوانند از فروشنده کالا تخفیف بگیرند برای این امر در انبارداری با صرفه ترین مقدار سفارش گفته می شود.

دفعات گردش موجودی مواد

به تعداد دفعات یا دوره های مشخصی که یک کالا خریداری می شود دفعات گردش موجودی گفته می شود.

دوره گردش موجودی مواد

فاصله زمانی بین خرید و ورود کالا به داخل انبار تا ورود کالا به چرخه تولید دوره گردش موجودی مواد گفته می شود.

حداکثر موجودی مواد

به منظور جلوگیری از ورود خسارت به شرکت لازم است کالاهای تهیه شده بیشتر از حد لازم در انبار باقی نمانند، چون ممکن است بیش از حد ماندن کالا در انبار سبب فاسد شدن کالا و کاهش کیفیت آن شود در انبارداری به این مفهوم حداکثر موجودی کالا گفته می شود.

تاثیر انبارداری در فرآیند مدیریت

از آنجائی که انبار در تامین مواد و کالا ها نقش دارد لازم است با فراهم کردن به موقع مواد و کالا ها به ویژه در زمانی که مواد اولیه از حداقل میزان لازم کاهش یافته می تواند به شرکت کمک کند تا تولید خود را بدون توقف ادامه دهد و در کلیه زمان ها بتواند کالای تولیدی خود را به بازار عرضه کند. عدم توزیع به موقع می تواند سبب ایجاد خسارت های جبران ناپذیری برای شرکت شود و حتی ممکن است تعداد زیادی از مشتریان خود را به خاطر بی نظمی از دست دهد.

اصول انبارداری چیست؟

یک انباردار باید به اصول انبارداری آشنا باشد چون عدم رعایت اصول انبارداری می تواند سبب آسیب رسیدن به کالای نگهداری شده در انبار می شود و شرکت خسارات زیادی را متحمل می شود. رعایت اصول انبارداری در تحقق اهداف شرکت بسیار موثر است.  اولین مرحله ورود کالا به انبار است که ما باید بدانیم چه کالایی و در چه زمانی وارد انبار می شود تا وقت کافی داشته باشیم تا شرایط و مکان لازم را برای ورود کالا به انبار فراهم کنیم. بعد از ورود کالا به داخل انبار باید در سیستم ثبت شود و برای کالای ورودی قبض، رسید و فاکتور تنظیم کرد. مرحله بعدی مرحله نگهداری کالا در انبار است. کالاهای وارد شده به انبار باید بر اساس میزان مصرف، درجه حساسیت کالا و میزان خطرناک بودن کالا دسته بندی شوند. سپس محل مناسبی با توجه به نوع کالا باید برای آن در نظر گرفته شود. مسائل ایمنی و بهداشتی باید به دقت رعایت شود.

از دیگر اصول اساسی انبارداری مرحله خروج کالا است که در این مرحله باید کلیه کالاهای خارج شد ثبت شود و مدارک موجود ثبت سیستمی شود تا بتوان آمار درستی از میزان مصرف کالا، میزان ورود و دور های خرید کالا داشته باشیم.

دستورالعمل انبارداری چیست؟

شاید در گذشته انبار فقط یک محفظه بود که در آن کالا ها ذخیره می شد اما در حال حاضر انبار از دو نظر مورد توجه قرار دارد یکی بحث فیزیکی و تامین فضای لازم برای ذخیره کردن کالا است و دیگری بحث اطلاعاتی است که کالاهای مختلف که اساس یک شرکت هستند در آن طبقه بندی و تنظیم می شود. با استفاده از دستورالعمل های انبارداری می توان کار در انبار را برای ما اصولی تر و ساده تر کند.

مهم ترین دستور العمل های انبارداری

مهمترین دستورالعمل های انبار شامل برگه درخواست خرید، رسید انبار، برگشت از خرید و کارت انبار است.

روش های تهیه دستورالعمل های انبارداری

تعیین هدف: برای تهیه یک دستورالعمل انبارداری باید در ابتدا هدف را تعیین کنید با مشخص کردن هدف  می تواند راحتتر اقدام به نوشتن کرد. اهداف باید کاملا شفاف و مستدل باشد تا کاربر به خوبی بتواند متوجه اهمیت به کاربرد آن دستورالعمل شود.

تعریف:  در این بخش می توانید اطلاعاتی را در خصوص بخش های مختلف انبار در آن قرار دهید. این قسمت می تواند به صورت خلاصه ای از یک جزوه آموزشی باشد تا از این طریق به کاربر اطلاعاتی را بدهیم.

مسئولیت ها: در قسمت مسئولیت ها کلیه وظایف انباردار به خوبی شرح داده می شود.

روش اجرا: در قسمت روش اجرا کلیه مراحل کار از خرید گرفته تا تحویل و نحوه استفاده از برگه ها در آن توضیح داده می شود. در خصوص کلیه برگه ها باید در این قسمت توضیح داد تا از به وجود آمدن هر گونه ابهامی جلوگیری کرد.

توزیع نسخ: لازم است کلیه دستورالعمل های انبار داری برای واحد های مختلف انبار ارسال شود. چنانچه دستور العملی پیوست دارد باید در این بخش باید همراه دستورالعمل ارسال شود.