شروع مکالمه
یکی از اعضا را انتخاب و در واتساپ گفتگو کنید
گام اول – مقدمات و بررسی وضع موجود
گام آغازین پروژه از اولین روز ابلاغ قرارداد شروع شده و حداکثر تا 40 روز به طول خواهد انجامید. اقدامات این فاز شامل موارد ذیل می شود:
• ارائه لیست اقلام و قطعات
لیست اولیه اطلاعات اقلام با فرمت درخواستی پیمانکار، می بایست در روزهای آغازین پروژه در اختیار پیمانکار قرار گیرد.
• تخصیص نام پایه تکمیلی
پس از ارائه لیست توسط کارفرما و تایید آن توسط پیمانکار، فرآیند تخصیص اولیه نام پایه تکمیلی بر روی این اقلام آغاز می گردد. این اولین گام در راستای ایجاد زبان مشترک می باشد.
• تشکیل کمیته فنی کدینگ
این فاز از پروژه با هدف بومی سازی و فرهنگ سازی کدینگ در سازمان مشتری انجام می گردد که از هر واحد صاحب نظر، یک نماینده رسمی در جلسات شرکت کرده و توسعه اطلاعات پایه با نظرات کارشناسی انجام می شود.
کميته تخصصي به منظور توسعه اطلاعات پایه (ساختار طبقه بندي مرجع ، الگوي توصيف كالا) تشکیل شده که در آن افراد فني (با تخصصهاي برق ، مکانيک ، عمومي و …) از واحد های فنی مهندسی، تعمیرات، مالی و انبارها تشکیل جلسه داده و پس از بررسی و ارائه نظرات کارشناسی الگو ها و ساختار طبقه بندی اقلام سازمان را به تصویب رسانده و گروه عامل ملزم به رعایت مصوبات می باشد. لازم به توضیح است اطلاعات پایه پیشنهادی در سیستم حاصل تجربه بیش از 15 سال در صنعت کدینگ و سیستم کدینگ بوده و در بیشتر مواقع مورد توافق کمیته های تخصصی واقع می گردد.
گام دوم – شناسایی و کدگذاری اقلام و قطعات
این گام از پروژه اصلی ترین فاز اجرای فاز کدینگ بوده و تمامی اقدامات در راستای اثر بخشی این گام به کار گرفته می شود. این گام از هفته دوم در ماه دوم با حضور در انبار کارفرما آغاز شده و تا ماه نهم ادامه خواهد داشت.
برداشت تطبیقی اطلاعات انبار
پس از تخصیص نام پایه تکمیلی، کارشناس به همراه اطلاعات اقلام در انبار حاضر شده و پس از مشاهده کالا، اقدام به تطبیق اطلاعات و در صورت امکان برداشت اطلاعات مورد نیاز می نماید.
کدگذاری
کدگذاری مکانيزمی است برای شناساندن و معرفی ماهيت (چيستی) يک موجوديت يا قلمِ اطلاعاتی، به گونه‌ای که بتوان بر اساس آن، موجوديت‌ها و يا اقلام اطلاعاتی هم‌سنخ را از هم تفکيک کرده، يا اينکه آنها را با هم مقايسه نموده، و يا مورد تجزيه و تحليل قرار داد.
يک کد ممکن است ارتباطی به خصوصيات ماهيتی يک موجوديت نداشته بخشد (کدهای ترتيبی) و يا اينکه ممکن است بر اساس ماهيت يک موجوديت (اقلام اطلاعاتی که ماهيت آن موجوديت را شکل می‌دهند)، ايجاد شده بخشد.
برای يک موجوديت اطلاعاتی؛ اين مفهوم خصوصاً در رابطه با درک ماشين (رايانه) از موجوديت‌های اطلاعاتی مطرح است. در واقع، می‌توان کدگذاری را راهکاری برای شناسه‌دار کردن يک موجوديت جهت کمک به طبقه‌بندی (Classification) آن و نيز کمک به سيستم‌های نرم‌افزاری در درک ماهيت موجوديت‌های اطلاعاتی، دانست که پس از انتقال اطلاعات از انبار فرآیند کدگذاری آغاز می گردد.
- اقلام یک به یک: اقلامی که پیش از این یک کد داشته و حال نیز یک کد دارد. این گروه از اقلام که اغلب اقلام و قطعات هدف در پروژه را شامل می شود، در برخی موارد با نقص اطلاعاتی مواجه می شوند که به کمک واحدهای فنی نواقص آنها تامین خواهد شد.
- اقلام یک به چند: اقلامی که پیش از این یک کد داشته اند و بنا به دلایلی یک کد دریافت کرده اند. این اقلام با توجه به اطلاعات پایه تفکیک شده و تبدیل به بیش از یک کد خواهند شد.
- اقلام چند به یک: اقلامی که پیش از این بنا به دلایلی چند کد بوده اند و در اصل یک کالای مشترک به شمار می آید. در این حالت چند کد تبدیل به یک کد خواهد شد.
- اقلام غیرقابل شناسایی: به قلم کالایی اطلاق می شود که وارد فرایند شناسایی شده و در نهایت پس از جمع آوری و برداشت اطلاعات، به دلایل زیر نمی‌تواند دارای کد و نام گردد که می‌بایست به عنوان کالای مازاد از سازمان خارج گردد.
- نداشتن اطلاعات لازم برای هر یک از پارامترهای نام دهی کالاها (مثال: جهت کدگذاری تلفن رومیزی، اطلاعات هریک از پارامترهای «تعداد خط» ، «شرکت سازنده» «مدل» و «بیسیم یا باسیم» بودن تلفن مورد نیاز است بدیهی است درصورت نبودن هریک از اطلاعات پارامترهای مذکور باعث عدم ایجاد کد در سیستم می گردد).
- در قطعات بایستی دستگاه و یا تجهیز مادر آن تعیین شود. در غیر اینصورت حتی اگر خود قطعه کاملآ قابل شناسایی بخشد، بدلیل اینکه نمی‌توانیم قطعه را استفاده نماییم، قطعه غیر قابل شناسایی اعلام می-گردد.
- معیار مهم کدگذاری در قطعات شماره فنی می بخشد. اگر شماره فنی قطعه‌ای مشخص نبخشد، نمی‌توان قطعه مذکور را کدگذاری نمود.
کنترل عملکرد
پس از تخصیص کد اولیه به هر قلم کالای شناسایی شده، این کد جهت بررسی اولیه در اختیار کارشناس بالادستی قرار می گیرد. در این پروسه کلیه اطلاعات حیاتی یک قلم کالا بررسی شده و در صورت داشتن ایراد، جهت ویرایش به کاربر کدگذار عودت می شود و در غیر اینصورت تایید می گردد.
